Phần mềm XMan OilGas quản lý bán lẻ xăng dầu

Phần mềm XMan OilGas quản lý bán lẻ xăng dầu

Phần mềm XMan OilGas quản lý bán lẻ xăng dầu giúp quản lý trạm xăng, giải pháp phân phối – bán lẻ xăng dầu, quản lý kho xăng dầu, xuất nhập khẩu xăng dầu…

Vừa qua, trong lĩnh vực, FBS đã cung cấp và triển khai thành công Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể cho một trong những đơn vị đã có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu đó là Công Ty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn (Mã CK HOSE: SFC).

Với mong muốn mang đem đến những hiệu quả to lớn trong việc ứng dụng Hệ thống Phần mềm Quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP – XMan trong công tác quản lý và kinh doanh cho các doanh nghiệp trong ngành kinh doanh xăng dầu.

Câu chuyện thành công

Đây là Module xử lý toàn bộ các công việc bán hàng và quản lý tại các Trạm/Cửa hàng kinh doanh xăng dầu. Bao gồm các chức năng chính như:

Tổng hợp số liệu bán lẻ

Tổng hợp số liệu bán lẻ

  • Bán lẻ xăng dầu qua trụ bơm
    • Mở ca vào đầu ca trên máy, chốt số total các trụ bơm và cập nhật mã nhân viên đứng bán mỗi trụ trong ca.
    • Bán lẻ trong ca: Chương trình có các chức năng đáp ứng các trường hợp bán hàng cụ thể như:
      • Bán lẻ cho khách vãng lai không lấy hóa đơn (vd: xe máy). Không cần ghi nhận từng lần bán, Chương trình tự động tính lượng bán từng trụ bơm khi chốt cuối ca.
      • Bán lẻ cho khách thanh toán bằng phiếu xăng
      • Bán lẻ xuất hóa đơn ngay (vd: ô tô)
      • Bán hàng theo hợp đồng xuất hóa đơn và thanh toán chuyển khoản cuối ngày (vd: Cty taxi)
      • Bán công nợ trả chậm, xuất hóa đơn định kỳ theo hợp đồng (vd: các cty, HTX,…)
      • Bán thu tiền mặt ngay, xuất hóa đơn định kỳ
    • Chốt ca vào cuối ca, nhập số total các trụ bơm, Chương trình tự động lập hóa đơn số lượng bán lẻ khác
  • Bán buôn tại CH/Trạm giao phiếu xăng và xuất hóa đơn cho khách hàng cty, đại lý.
  • Bán nhớt các loại hoặc các mặt hàng khác.
  • Dịch vụ rửa xe.
  • Xuất hóa đơn theo định kỳ cho khách hàng. Chương trình tự động cảnh báo các hóa đơn đến hạn xuất và các hóa đơn đã quá hạn xuất.
  • Thu tiền mặt khách thanh toán công nợ trong ca.
  • Cấn trừ công nợ các hóa đơn khách đã thanh toán bằng chuyển khoản (kế thừa chứng từ ngân hàng báo có từ Phòng Kế toán Công ty) để cập nhật và theo dõi công nợ gần như tức thời theo thời gian thực.
  • Lập phiếu yêu cầu bổ túc hàng xăng, dầu, nhớt các loại và theo dõi tình trạng điều hàng cung ứng từ Công ty cho từng phiếu yêu cầu.
  • Tiếp nhận lệnh điều hàng cung ứng từ Công ty để tự động lập phiếu nhập kho khi xe bồn đến trạm giao hàng.
  • Trưởng ca kiểm tra cân đối tiền, hàng cuối ca trên máy; In sổ bàn giao ca, nộp tiền cho trưởng Trạm/CH.
  • Trưởng Trạm/CH lập phiếu chi trên máy và nộp tiền bán hàng về Công ty cuối ngày.
  • In các báo cáo quản lý Trạm/CH về tiền mặt, công nợ và nhập xuất tồn kho xăng, dầu, nhớt và hàng hóa các loại.

Đây là Module xử lý toàn bộ các công việc bán hàng và quản lý mạng lưới phân phối KDXD tại Phòng Kinh doanh của Công ty. Bao gồm các chức năng xử lý nghiệp vụ chính như:

Đơn bán hàng

Đơn bán hàng

  • Xử lý tự động hóa Quy trình nghiệp vụ Bán buôn giao phiếu xăng/dầu cho đại lý/khách hàng sử dụng tự nhận hàng tại tổng kho nhà cung cấp.
  • Xử lý tự động hóa Quy trình nghiệp vụ Bán buôn xăng/dầu giao hàng tận nơi cho đại lý/khách hàng sử dụng.
  • Xử lý tự động hóa nghiệp vụ Bán phiếu xăng lẻ cho khách hàng
  • Quản lý và cập nhật Bảng phí thù lao mỗi khi có biến động chi tiết theo mặt hàng và đối tác cung cấp.
  • Quản lý và cập nhật Bảng giá thống nhất toàn công ty: giá bán lẻ, giá bán sỉ, mức thù lao bán buôn

Lệnh điều chuyển hàng

Lệnh điều chuyển hàng

  • Xử lý tự động hóa toàn bộ Quy trình cung ứng nội bộ cho các Trạm/CH KDXD trực thuộc Công ty: Tập hợp nhu cầu hàng ngày của các Trạm/CH KDXD -> Lập đơn Đặt hàng nhà cung cấp -> Nhận hàng phiếu xăng (phiếu xuất kho hàng gởi) -> Nhập kho phiếu chi tiết từng số phiếu -> Phát Lệnh điều hàng xuất đính kèm các phiếu xăng chi tiết đích danh -> Giao lệnh chứng từ nhận hàng cho đội xe bồn đến kho NCC nhận hàng và giao hàng xuống trạm/CH -> Trạm/CH nhận hàng đồng thời tiếp nhận Lệnh điều hàng từ Công ty lập phiếu nhập kho trên máy.
  • Quản lý nhập xuất tồn kho phiếu chi tiết từng số phiếu và cơ cấu phiếu. Tự động đề xuất phương án cơ cấu phiếu hợp lý khi xuất kho điều hàng dựa trên lượng tồn sổ sách chi tiết theo cơ cấu phiếu xuất kho hàng gởi.
  • Kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ, tính chênh lệch và điều chỉnh lượng tồn sổ sách.
  • Quản lý và cập nhật Bảng phí thù lao mỗi khi có biến động chi tiết theo mặt hàng và đối tác cung cấp.
  • Quản lý và cập nhật Bảng giá thống nhất toàn công ty: giá bán lẻ, giá bán sỉ, mức thù lao bán buôn

TÌnh hình công nợ

TÌnh hình công nợ

  • Theo dõi công nợ khách hàng tập trung và tức thời chi tiết từng cửa hàng và tổng hợp toàn Công ty.
  • Quản lý khách hàng tập trung, hỗ trợ thiết lập hạn mức công nợ chung toàn hệ thống và hạn mức cụ thể tại từng trạm KDXD
  • Cập nhật và theo dõi các hợp đồng bán hàng trả chậm, hỗ trợ thiết lập chu kỳ xuất hóa đơn và thời hạn công nợ theo khách hàng.
  • Cảnh báo các trường hợp đến hạn xuất hóa đơn và công nợ quá hạn. Tính phạt công nợ quá hạn.
  • Cập nhật công nợ khách hàng trên toàn bộ các trạm trong hệ thống một cách tức thời ngay sau khi Công ty nhận được báo có chuyển khoản thanh toán của khách hàng

 

  • Quản lý hồ sơ nhân viên và quá trình công tác
  • Chấm công thời gian cho các bộ phận quản lý
  • Tính lương, BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN và các khoản thu nhập hay khấu trừ khác của nhân viên gián tiếp (lương thời gian)
  • Chấm sản lượng bán hàng đích danh khi giao cao và sản lượng chung phân bổ cho từng nhân viên bán hàng tại các cửa hàng.
  • Tính lương, BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN, và các khoản thu nhập hay khấu trừ khác của nhân viên bán hàng trực tiếp gián tiếp theo sản lượng ghi nhận bán hàng tại trụ đích danh hoặc phân bổ theo tiêu thức linh hoạt.

 

Báo cáo bán ra

Báo cáo bán ra

  • Kế toán vốn bằng tiền: lập các chứng từ thu chi tiền mặt và tiền gởi ngân hàng. In nhật ký quỹ hàng ngày. Theo dõi chi tiết các hợp đồng tiền gởi và tiền vay tại các ngân hàng.
  • Kế toán công nợ: theo dõi chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, từng order, từng loại dịch vụ. Thiết lập hạn mức công nợ theo từng khách hàng và tự động cảnh báo công nợ vượt hạn mức hoặc quá hạn. Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải trả cho các đối tác.
  • Kế toán tài sản: Theo dõi chi tiết tài sản/công cụ và tính khấu hao hàng tháng đưa vào chi phí chi tiết theo từng tài sản/công cụ. Theo dõi chi phí bảo dưỡng, sửa chữa các cửa hàng/trạm. Tổng hợp và cập nhật giá trị tài sản từng cửa hàng/trạm.
  • Kế toán kho: Theo dõi và cập nhật tức thời các phát sinh nhập xuất tồn kho hàng. Theo dõi chi tiết tồn kho phiếu xuất kho hàng gởi đến từng seri và số phiếu. In các báo cáo nhập – xuất – tồn kho và thẻ kho.
  • Kế toán doanh thu: Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng khách hàng, từng loại hình dịch vụ và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm. Tổng hợp doanh thu theo từng mảng dịch vụ và tổng hợp toàn công ty. Phân tích được hiệu quả kinh doanh chi tiết theo từng ngành hàng, từng khách hàng, từng lô hàng mua và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm.
  • Kế toán chi phí: Báo cáo chi phí chi tiết theo từng bộ phận/cửa hàng (trung tâm chi phí), từng khoản mục chi phí và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm. Tổng hợp chi phí theo bộ phận/cửa hàng, theo khoản mục phí và tổng hợp toàn công ty.
  • Kế toán tổng hợp: Hệ thống ERP XMan liên kết chặt chẽ và kế thừa thông tin từ các phân hệ nghiệp vụ: Bán lẻ, Bán sỉ, Dịch vụ,… để tự động lập các chứng từ định khoản tổng hợp. Phân bổ kết chuyển cuối kỳ tự động và in các báo cáo kế toán tài chính định kỳ
stslogo

 

Công ty Cổ phần  S.T.S

 

stslogo

 

Công ty TNHH S.T.S Tây Nam Bộ

 

sfclogo

 

Công ty CP nhiên liệu Sài Gòn (SFC)

 

sfclogo

 

Công ty CP Hóa Dầu Mekong

 

Hotline: 0978.39.53.53 - Skype: Mr. Tuấn