XMan Hotel – Phần mềm quản lý khách sạn

XMan Hotel – Phần mềm quản lý khách sạn

Chống thất thoát, quản lý chặt chẽ, giảm thiểu thời gian, tăng doanh thu là những hiệu quả mà Phần mềm quản lý khách sạn XMan Hotel đem lại.

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Dựa trên các yêu cầu quản lý của hoạt động dịch vụ Quản Lý Khách Sạn và kinh nghiệm phát triển Hệ thống phần mềm ứng dụng quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) của mình, Công ty FBS đã xây dựng Hệ thống phần mềm ERP – XMan dành cho Ngành dịch vụ Quản Lý Khách Sạn với các phân hệ quản lý trọng tâm như sau:

Font Desk

  • Sơ đồ phòng: Hiển thị sơ đồ phòng theo dạng lưới, cung cấp thông tin hiện tại của phòng bao gồm: tình trạng phòng, loại phòng…

  • Sơ đồ khả dụng: Tổng họp tất cả các phong trống của từng loại phòng trong khoản thời gian tùy chọn
  • Biểu đồ tình trạng phòng: Thể hiện tình trạng phòng theo trạng thái phòng bằng màu sắc trong khoản thời tùy chọn
  • Danh sách trạng thái phòng: Liệt kê danh sách phòng kèm với trạng thái phòng và các thông tin về khách lưu trú nếu có
  • Danh sách phòng dự kiến vào ra: Liệt kê danh sách phòng sắp trả, sắp nhận, quá hạn thuê
  • Check in:
    • Hỗ trợ đăng ký khách lẽ (thuê chỉ 1 phòng), khách đoàn (thuê nhiều phòng), chèn khách vào phòng đã có khách, chuyển phòng.
    • Hỗ trợ tính chiết khấu, phụ trội check in sớm, check out trễ, quá người thuê theo từng loại đăng ký thuê (giờ, qua đêm, ngày, tuần, tháng).
    • Hỗ trợ tính giá theo nhiều loại đăng ký thuê (giờ, qua đêm, ngày, tuần, tháng), tính giá theo đối tác.
  • Ký quỹ: Hỗ trợ nhận tiền cọc của khách hàng theo từng phòng
  • Check out:
    • Hỗ trợ thủ tục trả phòng, thanh toán tiền phòng (bao gồm cả các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ xài trước trả sau), in hóa đơn VAT (nếu có), tách hóa đơn cho khách (nếu cần).
    • Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như: tiền mặt, cà thẻ, chuyển khoản, ghi nợ, chuyển công nợ phòng này sang phòng khác
  • Quản lý cuộc gọi: Hỗ trợ tính tiền điện thoại khách đã dùng theo danh sách tính giá linh hoạt cho từng loại đầu số
  • Danh sách ghi nợ: Tổng hợp các hóa đơn thanh toán tiền phòng còn nợ
  • Hóa đơn trả phòng: Tổng hợp các hóa đơn thanh toán tiền phòng
  • Mượn đồ: Ghi nhận lịch sử mượn đồ của khách, tình trạng hoàn trả.
  • Gởi đồ: Ghi nhận lịch sử gởi đồ của khách tại khách sạn, tình trạng hoàn trả.
  • Báo mất – Tìm thấy : Ghi nhận lịch sử báo mất đồ đạc của khách, tình trạng tìm kiếm hoàn trả
  • Báo cáo :
    • Danh sách khách đang lưu trú
    • Báo cáo tạm trú
    • Danh sách khách đã trả phòng
    • Bảng kê doanh thu tiếp tân
    • Thống kê lượt khách theo quốc tịch
    • Công suất sử dụng phòng
    • Danh sách ký quỹ
    • Nhật ký thối tiền cho khách
    • Tổng hộp doanh thu ngày
    • Nhật ký khách gởi đồ
    • Nhật ký khách mượn đồ
    • Nhật ký báo mất

Resevation

  • Tiếp nhận và ghi nhận thông tin đặt phòng từ các nguồn khách lẻ, khách đoàn, đối tác,…
  • Sắp xếp phòng : Liệt kê danh sách phòng trống để ghi nhận giữ chỗ bằng tay hoặc tự động, hỗ trợ xem nhanh hiện trạng sơ đồ phòng trống theo từng thời điểm để trả lời đáp ứng yêu cầu đặt phòng của khách và ghi nhận xác nhận đặt phòng của khách.
  • Danh sách no show : Tổng họp các phiếu đặt phòng quá hạn nhưng chưa đến nhận phòng, giữ chỗ các phòng khách đã xác nhận đặt phòng và đóng tiền cọc (nếu có). Tự động hủy chỗ các phòng khách đặt đã hết thời hạn giữ chỗ theo quy định hoặc chưa đóng tiền cọc.
  • Ghi nhận số tiền cọc đã thu để khấu trừ khi khách thanh toán trả phòng.
  • Cập nhật thông tin khách hủy đặt phòng để giải phóng ngay phòng trống.
  • Tổng hợp đặt phòng theo đối tác hàng tháng.
  • Hỗ trợ ghi nhận loại phòng, số lượng, thời gian lưu mà khách muốn đặt trước.
  • Hỗ trợ ghi nhận chiết khấu, giảm giá, tiền cọc của khách
  • Các Báo cáo :
    • Danh sách đặt phòng
    • Danh sách đặt phòng bị hủy
    • Danh sách đặt chưa sắp phòng
    • Danh sách đặt phòng không đến
    • Danh sách phòng sẽ trả
    • Danh sách khách sắp đến

House keeping

  • Hóa đơn mini bar: Tạo hóa đơn hàng hóa cho khách lưu trú, khách ngoài
  • Hóa đơn giặt ủi : Tạo hóa đơn dịch vụ giặt ủi cho khách lưu trú, khách ngoài
  • Hóa đơn dịch vụ khác : Tạo hóa đơn dịch vụ cho khách lưu trú, khách ngoài
  • Cập nhật trạng thái phòng:
    • Tổng hợp dánh sách phòng chưa dọn sau khi khách thuê check out
    • Hỗ trợ ghi nhận lại trạng thái phòng sau khi dọn dẹp.
    • Hỗ trợ ghi nhận hàng hóa (free) châm thêm vào phòng.
    • Hỗ trợ ghi nhận hàng hóa còn thừa (vẫn dùng được).
    • Hỗ trợ ghi nhận tài sản thiệt hại mà khách hàng gây ra.
  • Danh mục phòng: Khai báo phòng, liệt kê tài sản, thiệt bị và hàng hóa (free) có trong phòng.
  • Bảng giá hàng hóa : Khai báo hàng hóa (có số lượng và có tính nhập xuất tồn) và giá bán
  • Bảng giá dịch vụ : Khai báo các dịch vụ (có số lượng nhưng không tính nhập xuất tồn) và giá bán
  • Bảng giá tài sản thiết bị : Khai báo tài sản, thiết bị có và giá của nó để tính thiệt hại khi khách hàng làm hư hỏng
  • Báo cáo:
    • Nhật ký bán hàng theo hóa đơn
    • Nhật ký bán hàng theo sản phẩm
    • Doanh thu dịch vụ khách ngoài.
    • Tổng hợp hàng châm thêm
    • Tổng hợp hàng thừa thu lại
    • Nhật ký hư hỏng tài sản thiết bị

Restaurant

  • Khai báo menu và đơn giá bán các mặt hàng ở nhà hàng
  • Ghi nhận order bán hàng theo từng bàn
  • In bill từng bàn và thanh toán tiền mặt, coupon ăn sáng hoặc ghi nợ theo phòng
  • Quản lý nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu và hàng hóa
  • Khai báo định mức tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa và tính nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa cần bổ sung định kỳ
  • In báo cáo bán hàng và báo cáo nhập – xuất – tồn kho định kỳ